İngilizce e-posta yazma: açılış, gövde ve kapanış kalıpları

İngilizce bir e-posta dört bölümden oluşur: selamlama (“Dear Ms Smith,” ya da “Hi Anna,”), amacı söyleyen ilk cümle (“I am writing to ask about…”), kısa ve net bir gövde ve kapanış (“Best regards,” ve adın). Resmîlik derecesi selamlamadan kapanışa kadar aynı kalmalıdır.

Selamlama ve ilk cümle

Resmî: “Dear Mr Brown,”, kişinin adını bilmiyorsan “Dear Sir or Madam,”. Gündelik: “Hi Tom,”, “Hello Anna,”. İlk cümle e-postanın neden yazıldığını hemen söylemelidir: “I am writing to ask about the course dates.”, “I am writing to confirm my appointment on Monday.” Cevap veriyorsan: “Thank you for your email.”

Gövde: rica ve bilgi

Rica ederken kibar kalıplar kullanılır: “Could you please send me…?”, “I would be grateful if you could…”. Bir dosya eklediysen: “Please find attached my CV.” Her paragrafta tek bir konu olması ve cümlelerin kısa tutulması okumayı kolaylaştırır.

Kapanış

Kapanıştan önce genellikle bir son cümle gelir: “I look forward to hearing from you.” (resmî), “Talk soon.” (gündelik). Ardından: resmîde “Best regards,”, “Kind regards,” ya da adını biliyorsan “Yours sincerely,”; gündelikte “Best,”, “Thanks,”. En sona adın yazılır.

Türkçe konuşanların sık yaptığı hatalar

Türkçe resmî yazışmadaki uzun girişler İngilizcede gereksiz duyulur; amaç ilk cümlede söylenir. “Dear Anna Hanım” gibi Türkçe hitaplar yerine “Dear Ms Smith,” (soyadıyla) kullanılır. Bir diğer sık hata “I look forward to hear from you” yazmaktır; doğrusu “to hearing”dir.

Kısa alıştırma

Bir dil kursuna ders saatlerini soran resmî bir e-posta yaz: selamlama, amacı söyleyen tek cümle, iki kibar soru, son cümle ve kapanış. Sonra aynı e-postayı bir arkadaşa yazıyormuş gibi gündelik bir dille yeniden yaz ve farkları işaretle.

Konuyu sürdürmek için İngilizce rica, teşekkür ve özür kalıpları ve İngilizce yazma pratiği: kısa paragraf ve e-posta yazılarına da bakabilirsin.

Sık sorulan sorular

Konu satırına ne yazılır? Kısa ve içeriği söyleyen birkaç kelime: “Question about course dates”, “Appointment on Monday”.

“Dear” gündelik e-postada kullanılır mı? Kullanılabilir ama resmî duyar; arkadaşa ya da iş arkadaşına çoğunlukla “Hi” yazılır.